分享到:
首 页物管文章下载中心课件频道物业上岗证物管学校
当前位置:重庆乐泰物管培训学校物管文章其他文章

物业管理日常事务中法律细节之文件资料的送达和签收

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2016-04-25 20:23:07

 石桥铺百脑汇校区:石桥铺大西洋国际百脑汇观光电梯直上6楼  电话:023-68797983;68797501;QQ:940376471  1005579302

物管班:5月15日开课(周末班)  会计从业8月底开课(周末班) 实操5月底开课(周末班)作为物业管理从业者,熟知物业管理法律知识可以使我们很好地与发展商、客户进行沟通交流,对日常工作帮助很大。下面我们就一起去探讨两个在物业管理中经常遇到的案例。

 
  案例一:入伙后,管理处接到房屋质量问题的报修,经过现场查看,初步判定是施工质量问题,工作人员填写《工程质量问题通知单》告知施工单位、请施工单位负责人签收。这个签收是否有效?几年后,该单能否做证据使用、效力如何?
 
  案例二:某小区入伙将近2年,有几户业主一直没有来办理入伙手续。管理处想给业主寄发催费通知单,就按照发展商提供的业主身份证复印件上的地址寄发了催费通知单。请问,按这个地址寄发的催费通知单是否合适、是否具有法律效力?
  案例一涉及文件资料的签收问题,案例二涉及文件资料的送达和通讯地址问题,这都是在我们日常工作中最常见、经常发生的事情。对于上述提问,大家似乎不假思索的就能给出答案,“施工单位负责人都签字了,单据肯定有效!身份证上面的地址是户籍所在地,肯定具有法律效力!”
 
  但事实呢?我们看看律师给出的专业意见。
    案例一:经过一段时间(如几年)后,管理处如何证明该签字人员是施工单位的负责人?即便证明了签字人是施工单位的负责人,但又如何证明该签字是其本人的签字?
 
    案例二:律师给出的意见是,按身份证上登记的地址寄送函件不一定有效!因为身份证上的地址是户籍所在地,但通常人们的经常居住地、实际居住地与户籍所在地存在不一致的问题。而且,在商品房买卖合同中都会约定业主的实际通讯地址,该地址才是最具有法律效力的联系地址!管理处寄发函件应往业主留存在买卖合同中的地址为准。
  那么,在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节,才能尽可能的规避法律风险呢?
 
  一、关于通讯地址和联系人的问题。
  1、新项目入伙前,以发展商整理登记的地址为准(如发展商寄发《入伙通知书》的地址)。
 
  2、新项目办理业主入伙时,请业主重新登记最新的通讯地址(在登记表上,应注明,该通讯地址作为日常联系使用,具有法律效力),并请业主提供电子邮件地址。
  3、如业主没有办理入伙手续,待入伙过程结束后,向发展商确认业主的通讯地址(该地址一般以商品房买卖合同上的地址为准,如业主更改了通讯地址,应以最后登记地址为准,并复印该合同和文件存档)。
 
  4、如业主办理了入伙手续,但没有居住在物业小区内;如向业主发函,可以同时向小区内的业主房屋地址、登记的通讯地址、身份证地址等寄发函件。
  5、对于工程维保单位。可在入伙前,物业公司与所有施工单位签订一份书面协议(或采用《会议纪要》形式),约定各个施工单位负责接收《维修通知单》负责人,并请负责人人在协议上留取签字样本。或者,请发展商要求各施工单位发函给物业公司、管理处,明确施工单位接收《维修通知单》的负责人及签字样本。
 
  6、对于其他供方、合作方及关联方等,可在合同、协议文本中(或另行起草协议)约定双方的通讯地址、联系人、联系人签字样本及联系电话等内容。
  二、关于文件资料的送达和签收问题。
 
  送达是法律术语,是指人民法院依照法律规定的程序和方式,将诉讼文书送交当事人或者其他诉讼参与人的行为。目前我国法律没有对通知、往来函件等非诉讼类文件的送达做出规范,但在实际工作,文件资料送达是很多很频繁的,如工程维修通知、催费通知、与发展商的往来函件等,这些文件资料如在日后涉及到诉讼、仲裁等法律程序,就需要举证人证明文件资料已送到收件人手中。但通常我们认为实实在在是对方签收文件资料,在律师眼中不堪一击、没有什么证据力。除本文最初列举的第2个案例,还有以下常见的不太具有证据力或证据力很弱的情况,如:
  1、向业主送达催费通知单、装修整改通知单等不利于业主的文件资料,业主往往拒签、或者是由业主家庭成员签收的。
 
  2、将催费通知单、装修整改通知单等文件资料贴在业主家的大门上,然后附加当日报纸(着重突出报纸日期)拍照存档,作为证据。
  3、将催费通知单、各类通知等资料直接投递到业主信箱中。但事后查找《前期物业服务协议》、《物业服务合同》、《管理规约》等文件资料中都没有业主同意或认可、将业主信箱约定成法定通讯地址的约定内容。
 
  4、发展商或相关单位发函。(1)使用传真方式,但没有合同或协议约定传真号码。(2)有书面签收的,但签收人不是合同或协议约定的签收人,或者书面签收人不是单位的法人代表、负责人或具有收发文件职责的行政、门岗人员。(3)发文单位请签收人员在签收表上签名,但事后不能证明签字文件内容与留存文件内容相一致。(4)发文单位请签收人在发函函件复印件上签收,但只有签名和日期,无详细的签收单位和签收人的职务,证据力很弱。
  那我们在实践中如何送达和签收函件,才是合法有效、才能成为以后双方争议乃至诉讼时对己方有利的证据。我们可以:
 
1、按本文前段内容,提前在合同和协议中约定联系地址、通讯地址(送达地址)和联系人或文件签收人(预留签名样式),以便文件的直接送达。
  
2、直接送达。自然人的必须由本人签收(无完全民事行为能力人由法定代理人签收);受送达人是法人或者其他组织的,应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收;受送达人有代理人(需提前书面告知,或有合同、协议约定),可以送交其代理人签收。
  3、邮寄送达。目前常用的是采用“EMS”邮政快递或其他快递公司邮寄送达。但须注意:(1)发件人一定要在快递运单上的“物品名称”及“数量”一栏中详细记载文件的准确名称及份数(如:邮寄催费通知单,在快递运单上要注明“物业服务费催缴通知单、文件份数和页数、欠费期间、欠费金额等”)。(2)保存好快递运单的底单和函件复印件;如快递被退回,将退回的快递保存好。(3)如邮寄函件是多页的、需注意函件要加盖骑缝章。(4)业主具体居住地址不确定的,可多发几份快递,可以同时向身份证登记地址、提前约定的通讯地址及物业小区内的房屋地址等击发快递。(5)、重要文件或需要证据力很强的文件,可采用“公正送达”。
 
  4、电子邮箱送达。电子邮箱作为现代人常用的联系方式,以其快速、便利、成本低等优势已成为人们生活中不可或缺的一部分。而且,电子邮件被新合同法所确认,采用电子邮箱形式发送函件是具有法律效力的。另外,发送电子邮件等数据电文、只要该数据电子到达被送达人的特定系统就视为送达,不存在拒收的情况。发送电子邮件,我们需要注意:
  (1)必须提前在合同、协议或者其他书面文件中约定好电子邮箱,并注明该电子邮箱作为有效通讯联系地址、具有法律效力。
 
  (2)对外发送相关邮件时务必使用公司邮箱 ;在公司邮箱的设置上,设置发送回执,这样对方收到邮件后打开即发送送达回执,表明对方已收到。
  (3)注意保存电子邮件,不要随便删除,以便应对不时之需;重要的邮件要另外备份,重装电脑系统等要备份出所有邮件。
 
  (4)通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在,例如在发出电子邮件交易信息后,发出方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。
  (5)重要文件可采用扫描仪等器材制作成图片、作为附件发送,避免篡改。
 
  在日常工作中,如须向业主、发展商及相关供方送达文件资料,在直接送达存在困难的情况下,我建议应采用快递和电子邮件形式送达。
  三、关于外来函件的签收问题。重庆乐泰物管培训学校
 
  我们在日常工作中,经常碰到业主、发展商拿着书面函件(不利于我方的函件)要求签收。签还是不签,大家心里很纠结,因为大家通常认为签收函件就相当于确认了函件的内容了,其实不然。律师告诉我们,外来函件大部分都可以签收,但若涉及到与公司有关权利处分的事宜时,当场不要做任何有关责任方面的承诺即可。
  那么,收到外来函件(直接、邮件或者电子邮件等)我们该注意什么呢?
 
  1、签收确认。在签收后要做好登记记录(包括签收时间),对于签收的函件应充分重视,所有来函应保留存档以备随时查询。
  2、如有异议应及时回函。对来函中所述内容如有异议的,则应及时回函澄清,表明观点。
 
  3、如对方又回函表示新的不同意见时,应再予回函澄清。如无新意见,则不必回函。
  以上,就是本人的片面之见,希望能起到抛砖引玉的作用,引起大家思考和注意。
 


物管员培训

Tags:

作者:佚名

文章评论评论内容只代表网友观点,与本站立场无关!

   评论摘要(共 0 条,得分 0 分,平均 0 分) 查看完整评论

版权所有@重庆物管培训学校 重庆物管培训 重庆物管员培训 重庆物管师培训 重庆物业管理培训 渝ICP备05001443号
渝中区培训地址:渝中区上清寺环球广场18楼,023-63614323;13308392401;重庆物管培训学校物业管理培训
九龙坡培训地址:石桥铺百脑汇六楼,咨询 电话:023-68797983;;物业管理培训: 重庆培训学校
江北观音桥地址:茂业天地大楼22-37,咨询 电话:023-67723907;物管员培训: 重庆物管员培训学校 重庆物管员培训学校
微信号:letai-wgpx